Электронный документооборот (СЭД)

Электронный документооборот – это наша специализация. Мы реализовали для наших клиентов сотни проектов по оптимизации документарных процессов и улучшению эффективности деятельности с помощью внедрения автоматизированных систем управления документами и бизнес-процессами, или, как их еще называют, систем электронного документооборота.

Специализированные программы, такие как СЭД Docsvision, каждый день помогают справляться с работой сотням тысяч сотрудников российских компаний различных отраслей и масштабов. Автоматизация электронного документооборота на предприятии – один из основных и самых эффективных способов повысить эффективность работы персонала и систематизировать корпоративные бизнес-процессы.

Классической задачей автоматизации, с которой часто и начинается путь компании к переходу на электронный документооборот, является автоматизация согласования документов, в частности договорной документооборот или согласование внутренней документации компании. Автоматизация процессов электронного документооборота может охватывать более широкий круг задач: создание в АИС СЭД архива электронных документов (в том числе отдельных технических и финансовых архивов), создание системы электронного документооборота между филиалами и с контрагентами, выделение в СЭД отдельного модуля для конфиденциального или юридически значимого документооборота и т.д. Система управления электронным документооборотом может служить базовой информационной системой, на основе которой будут автоматизированы все бизнес-процессы компании.

Об автоматизации

Электронный документооборот – это наша специализация. Мы реализовали для наших клиентов сотни проектов по оптимизации документарных процессов и улучшению эффективности деятельности с помощью внедрения автоматизированных систем управления документами и бизнес-процессами, или, как их еще называют, систем электронного документооборота.

Специализированные программы, такие как СЭД Docsvision, каждый день помогают справляться с работой сотням тысяч сотрудников российских компаний различных отраслей и масштабов. Автоматизация электронного документооборота на предприятии – один из основных и самых эффективных способов повысить эффективность работы персонала и систематизировать корпоративные бизнес-процессы.

Возможности расширения системы управления документооборотом организации

Классической задачей автоматизации, с которой часто и начинается путь компании к переходу на электронный документооборот, является автоматизация согласования документов, в частности договорной документооборот или согласование внутренней документации компании. Автоматизация процессов электронного документооборота может охватывать более широкий круг задач: создание в АИС СЭД архива электронных документов (в том числе отдельных технических и финансовых архивов), создание системы электронного документооборота между филиалами и с контрагентами, выделение в СЭД отдельного модуля для конфиденциального или юридически значимого документооборота и т.д. Система управления электронным документооборотом может служить базовой информационной системой, на основе которой будут автоматизированы все бизнес-процессы компании.

К примеру, различные виды электронных архивов, как составляющих СЭД, уже давно занимают значимое место в перечне ключевых информационных систем компаний. Архивы финансовых документов позволяют организациям хранить и обрабатывать огромные массивы первичных документов, обеспечивая более качественное и оперативное взаимодействие с подрядчиками и клиентами, а также возможность быстрой реакции компании на запросы контролирующих органов или внутренних служб. Архивы клиентских досье позволяют банкам, страховым компаниям и прочим организациям финансового сектора оперативно получать и обрабатывать информацию об их главном активе - клиентах. Электронные архивы технических документов помогают службам эксплуатации крупнейших распределенных компаний получать доступ к схемам и планам зданий и сооружений из любой локации, мгновенно.

Наконец, электронные реестры документов позволяют упорядочить работу с крупными массивами документов в том случае, если компания пока не готова, технически или организационно, к полному переводу документации в электронный вид и переходу к автоматизированной системе электронного документооборота. А потоковое сканирование документов и использование технологий их распознавания существенно облегчают переход к электронным методам работы.

Автоматизированная система электронного документооборота с филиалами и контрагентами

Наиболее актуальным в последнее время направлением также становится обеспечение юридической значимости обмена документами в электронном виде, ЮЗЭДО или юридически-значимый документооборот – причем, как с внешними организациями, так и внутри компании, что особенно характерно для холдинговых или географически распределенных компаний. В классической СЭД, документооборот возможен только в рамках одного бизнеса-процесса или одного предприятия, в котором внедрена аналогичная система. Сегодня же бизнесу, особенно крупному, важно организовать обмен между географически-распределёнными филиалами и контрагентами, в которых зачастую используются разные СЭД. В последнем случае мы также можем предложить специализированные решения по организации распределенного документооборота.

Как видите, нам есть что предложить и о чем рассказать. Обратитесь к нашим экспертам, для того, чтобы узнать о том, как электронный документооборот может сделать работу вашей компании лучше.

Преимущества

  1. Вы получаете современную платформу корпоративного уровня с высочайшим уровнем надежности и производительности.
  2. Каждый сотрудник может работать с удобным именно ему интерфейсом - на офисном компьютере, посредствам веб-доступа или через мобильное прилождение.
  3. Электронный документооборот в вашей организации будет постоянно развиваться - возможности платформы по самостоятельной кастомизации одни из лучших на рынке.

Примеры внедрения

Строительный торговый дом «Петрович»

В ходе проекта специалисты «Диджитал Дизайн» создали инструменты, которые позволили автоматизировать: сервисы маркетинга, сервисы эксплуатации, юридические сервисы, договорной документооборот и работу с первичной документацией, а также службу ИТ. Решения разрабатывались на базе платформы Docsvision. Автоматизация процессов работы бэк-офиса позволила перейти от ситуационного к процессному управлению, получить измеряемые количественные метрики этих процессов, а значит – перевести в управляемое русло и повысить их качество и эффективность.

Государственное унитарное предприятие «Топливно-энергетический комплекс Санкт-Петербурга»

«Диджитал Дизайн» внедрила СЭД на базе Docsvision, которая автоматизировала не только делопроизводственные задачи, но и ряд сквозных бизнес-процессов. Появились новые функции: автоматизация управления договорами, в том числе технические задания на конкурсы, дополнительные соглашения, протоколы разногласий, соглашения о расторжении; организация и управление совещаниями; контроль исполнения протокольных поручений, а также различные заявки сотрудников. Для сотрудников ГУП «ТЭК СПб» были реализованы «личные кабинеты» в СЭД, чтобы обеспечить быстрый доступ к необходимой в повседневной работе информации. В ходе проекта была интегрирована в корпоративную ИТ-инфраструктуру компании и с корпоративными прикладными системами. В настоящее время в СЭД работают более 800 пользователей ежедневно.